WORKFLOW
(Flujo de trabajo)

cada quien debe de tener una tarea para hacer

Existen poderosas razones para implementar una solución de WorkFlow Corporativo:
La posibilidad de eliminar los papeleos, con el consiguiente ahorro en archivos, mensajeros, labores secretariales, etc.
Se eliminan los tiempos muertos propios del traslado de un papel de un escritorio a otro.
Se cuenta con una base de datos en que están TODOS los documentos de la empresa, permitiendo mecanismos ágiles de acceso.
Se conoce en detalle qué ocurre en cada proceso de la empresa y es posible analizar esta información con un sistema de gestión basado en WorkFlow. Dicho sistema se convierte en el "panel de control de la empresa", en el cual se refleja el estado de cada proceso y es posible visualizar interrelaciones que de otra forma permanecerían ocultas.
La mayor parte de los procesos de una empresa (75% correspondiente a no estructurados y simples) se pueden abordar con una herramienta de WorkFlow sin desarrollo adicional.

Tipos de Procesos que Involucra el WorkFlow

Si se analizan los procesos de una empresa y la coordinación y trabajo conjunto que éstos generan a través del proceso productivo, es posible observar lo siguiente:
El 50% de estos procesos se pueden resolver por medio de la implantación de un correo electrónico.
Un 25% de ellos corresponde a aplicaciones básicas de WorkFlow, en las cuales lo importante es el seguimiento de un proceso determinado sin tener una mayor interacción con el resto de los sistemas.
El 25% restante, corresponde habitualmente a los procesos críticos de la organización y, por lo tanto, requiere de una fuerte integración con los sistemas de información existentes.
Normalmente, realizar la automatización de los procesos críticos involucra un proyecto de larga duración que muchas veces incorpora la reingeniería de procesos y tiene un costo más elevado.
En cambio, el uso de una herramienta de WorkFlow para cubrir el 75% restante, resulta bastante simple y puede constituir el primer paso en la implementación de esta tecnología al interior de la organización.

Implantación de WorkFlow Generalizado

En general, la implantación de un sistema de WorkFlow generalizado produce un alto impacto en las prácticas de trabajo de la organización.
Debido a esto, es necesario tener especial cuidado en el proceso de implantación e intentar obtener el compromiso de todas las personas involucradas para alcanzar el éxito.
Además, se requiere dar una dirección apropiada al proceso de implantación, diseñando una estrategia que involucre a la empresa como un todo.

Etapas del Proceso

Las etapas en la implantación de WorkFlow Corporativo son las siguientes:
1.Análisis general de los procesos de la organización para detectar oportunidades de empleo del WorkFlow.
2.Definición de la estrategia de implantación: a partir de las oportunidades detectadas en la primera etapa, se debe: asignar prioridades a distintos procesos, identificar líderes que apoyen el proyecto durante su implantación, definir plazos y objetivos claros para cada paso que se dé.
3.Capacitación a líderes del proyecto: es necesario incluir en esta capacitación a los administradores y a un pequeño grupo de usuarios que colaborarán en la puesta en marcha.
4.Definición e ingreso del organigrama funcional de la empresa: esta etapa incluye la designación de los roles que intervendrán en los procesos, las relaciones existentes entre ellos y el cargar esta información en el WorkFlow.
5.Definición de archivos o carpetas de clasificación, en las cuales se podrá buscar cualquier proceso relacionado con un cliente, un proveedor o una persona determinada.
6.Capacitación a los usuarios finales: ésta se realiza por grupos y conforme a las prioridades definidas. Es importante que todas las personas que participan de un proceso se capaciten en forma simultánea.
Las siguientes etapas, se efectúan por cada uno de los procesos a automatizar. Estos procesos se pueden abordar en forma secuencial o paralela, según la disponibilidad de recursos.